Рабочая область документов «Заявки»
консолидация потребностей в закупках в единый документ
Список заявок
Рабочая область управления «Заявками» отображает список документов и предоставляет инструменты, позволяющие вносить изменения в документ, проводить смену статуса, передавать документ в вышестоящее подразделение или возвращать документ в подчиненное подразделение.
Рабочая область документов отражает список заявок. Каждый документ отражает базовую информацию позиции: Номер заявки, Название, Дату документа, Статус, Графические символы, отражающие статус документа и уровень, на котором он создан.
«Выбор» / «снятие выбора» документа в списке осуществляется через нажатие на документ в списке. Система MedStock.Pro поддерживает выбор нескольких документов, и поддерживает групповые операции.
Выбранные документы подсвечиваются жёлтым цветом. Изменённый документ выделяется в списке другим фоном.
Если количество документов превышает более 20 штук, то отображение документов разделено на страницы. Для упрощения доступа к требуемым документам, представлены средства для фильтрации данных по различным характеристикам и их сочетаниям.
Инструменты фильтрации представлены в левой части рабочей области «Заявки»
Фильтр заявок по различным критериям
- Подразделения – если рабочее подразделение является подразделением более высокого уровня, то отражается список названий всех подчинённых подразделений, включая название рабочего подразделения. В случае, если документы созданы нижестоящим подразделением, то имена таких подразделений отражаются «толстым» шрифтом;
- Статус – возможность фильтрации списка документов по их статусу;
- Номер - возможность фильтрации списка документов по номеру документа;
- Дата – возможность фильтрации списка документов по дате создания;
- Название - возможность фильтрации списка документов по названию документа;
- Источник финансирования - возможность фильтрации списка документов по значениям источника финансирования;
- Метки – представлены как обобщенный набор значений из документов, вошедших в список отображения. Предоставляется возможность выбора нескольких меток одновременно.
ПОМНИТЕ – система «меток», это вспомогательный механизм, позволяющий присваивать документу определённые слова, как средство для быстрого отбора документов по каким-либо сочетаниям меток.
- КБК – возможность фильтрации списка документов по коду бюджетной классификации документа;
- КОСГУ – возможность фильтрации списка документов по коду классификации сектора государственного управления;
- Цель закупки – возможность фильтрации списка документов по значению цели закупки документа.
ВНИМАНИЕ – различные сочетания условий фильтра может сформировать «пустой» список документов.
Сброс условий фильтра заявок
Применение установленных значений возможно через нажатие кнопки ОБНОВИТЬ. Для быстрого сбора значений фильтра в правой части кнопки «ОБНОВИТЬ» представлен инструмент – «Сбросить фильтр»
Вид представления заявок
Информационная система MedStock.Pro предоставляет несколько способов отображения документов – «Закупки»:
- базовый: «Редактор» (отображение списка документов);
- дополнительный метод: «Экспорт данных».
Экспорт заявок – режим, позволяющий получить внешний файл в формате электронной таблицы.
Просмотр и управление заявками
Доступ к инструментам зависит от прав, которые предоставил администратор Организации:
- Передать / Вернуть – инструменты, обеспечивающие перемещение документов между подразделениями организации;
ПОМНИТЕ – что возможно передавать документы только в вышестоящее подразделение (на один уровень). Возможно возвращать документ в подразделение, из которого он поступил.
- Журнал – просмотр отметок по изменению документа, имени сотрудника, даты события;
- Создать – создание нового документа «Заявка»;
- На согласование – смена статуса документа;
- В работу – смена статуса документа;
- Утвердить – смена статуса документа;
- Отклонить – смена статуса документа;
- Редактировать – возможность внесения изменений как в значения документа, так и исключение из структуры документа внесенных Позиций.
- Расформировать – удаление Заявки и смена статуса позиций, которые были в него включены со статуса «В ЗАВКЕ», на «ПРИНЯТА»;
- Завершить – смена статуса документа.