«Заявка»
Цикл работ с документом
Цикл работы с документом «Заявка» обеспечивает подготовку формы заявки для последующего включения в неё «Закупочных позиций». Основная цель процесса «Заявка» - это формирование единой структуры документа, с набором требуемых закупочных позиций. Цикл работы с документом «Заявка» поддерживает процедуру общего согласования и утверждения «Заявки» как единого документа. Назначение и возможности каждого этапа в цикле работы с документом:
Согласование
Процедура передачи документа в вышестоящее подразделение и возврат его назад позволяет дополнять документ сопроводительным текстом. Такая организация взаимоотношений между сотрудниками учреждения позволяет снизить временные затраты на поддержку прямых контактов и повысить качество работы с документами.
- На согласовании – этап, обеспечивающий «закрытие» заявки для внесения изменений, включение в документ новых позиций или удаление выбранных позиций из заявки. Основное назначение данного этапа – подготовка документа для его утверждения. Документу будет присвоен статус – «НА СОГЛАСОВАНИИ».
Документы, имеющие статус «НА СОГЛАСОВАНИИ», можно передавать в вышестоящее подразделение.
Утверждение
- Утвердить – этап, отражающий окончательное решение по документу. Документу «Заявка» будет присвоен статус – «УТВЕРЖДЕНА».
Документы, имеющие статус «УТВЕРЖДЕНА», можно передавать в вышестоящее подразделение.
Документ
Итогом работы цикла заявка - является формирование документа - «Заявка», прошедшего согласование и утверждение, и используемого, как план по закупкам ТМН. Документ «Заявка» может быть сохранён в формате электронной таблицы для дальнейшего использования вне рамок системы MedStock.Pro
Завершение
- Завершить – закрытие документа и присвоение ему статуса «ЗАВЕРШЕНА» указывает на то, что закупка по данной заявке была осуществлена. Документ является «архивным» и не допускает внесения каких-либо изменений, в том числе присвоения более низких статусов.
Этапы
Последовательность этапов по сопровождению документа «Заявка» обеспечивает сопровождение процесса от момента формирования шаблона заявки до включения в него «Позиций» и общего согласования структуры документа. Каждый этап присваивает документу соответствующий статус. Последовательность этапов определена, и система MedStock.Pro не позволяет «пропускать» какой-либо из них.
Статус документа
Для каждого этапа (статуса документа) предоставляется определённый набор инструментов.
| В работе | На согласовании | Утверждена | Завершена | |
| Передать / Вернуть | ||||
| Журнал | ||||
| Создать | ||||
| На согласование | ||||
| В работу | ||||
| Утвердить | ||||
| Отклонить | ||||
| Редактировать | ||||
| Расформировать | ||||
| Завершить |
Цветом выделены инструменты, активизирующие смену статуса документа.
Последовательность этапов
